Ενημέρωση για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων μέσω φόρμας εκδήλωσης ενδιαφέροντος

1Πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα ενημέρωση εφαρμόζεται όταν ένα πρόσωπο συμπληρώνει και υποβάλλει μέσω της JoinClass φόρμα εκδήλωσης ενδιαφέροντος για μάθημα, εκπαιδευτικό πρόγραμμα, υπηρεσία, ενημερωτική συνάντηση, δοκιμαστικό μάθημα ή πιθανή συνεργασία.

Ενδεικτικά, εφαρμόζεται όταν ο ενδιαφερόμενος:

• ζητά να επικοινωνήσει μαζί του η JoinClass,
• ζητά πληροφορίες, προσφορά, παρουσίαση ή ραντεβού,
• δηλώνει εκπαιδευτικές ανάγκες, προτιμήσεις ή διαθεσιμότητα,
• ζητά πρόταση κατάλληλου προγράμματος, ομάδας ή τρόπου συνεργασίας.

2Ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγονται

Ανάλογα με τη συγκεκριμένη φόρμα και τον σκοπό της, μπορεί να συλλέγονται οι ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων:

Στοιχεία ταυτοποίησης και επικοινωνίας

• ονοματεπώνυμο,
• αριθμός κινητού ή σταθερού τηλεφώνου,
• διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,
• πόλη ή περιοχή κατοικίας, όταν είναι αναγκαία για την υπηρεσία.

Στοιχεία εκπαιδευτικού ή επαγγελματικού ενδιαφέροντος

• ιδιότητα, όπως μαθητής, φοιτητής, γονέας, εκπαιδευτικός ή εκπρόσωπος οργανισμού,
• σχολή, τμήμα, τάξη, επίπεδο σπουδών ή γνωστικό αντικείμενο,
• πρόγραμμα, μάθημα, υπηρεσία ή μορφή συνεργασίας που ενδιαφέρει τον χρήστη,
• προτιμώμενος τρόπος διεξαγωγής, όπως διά ζώσης ή εξ αποστάσεως,
• ημέρες και ώρες διαθεσιμότητας, προτιμώμενη έναρξη και λοιπές σχετικές προτιμήσεις.

Περιεχόμενο επικοινωνίας

• σχόλια, ερωτήματα ή πληροφορίες που καταχωρίζονται σε πεδίο ελεύθερου κειμένου,
• απαντήσεις σε σχετικό ερωτηματολόγιο,
• ιστορικό επικοινωνίας που συνδέεται με το αίτημα,
• πληροφορίες που παρέχονται κατά τη μεταγενέστερη τηλεφωνική ή ηλεκτρονική επικοινωνία.

Στοιχεία γονέα ή νόμιμου κηδεμόνα

Όταν το αίτημα αφορά ανήλικο, μπορεί να συλλέγονται το ονοματεπώνυμο και το εκπαιδευτικό επίπεδο του ανηλίκου, τα στοιχεία επικοινωνίας του γονέα ή κηδεμόνα και η σχέση του προσώπου που συμπληρώνει τη φόρμα με τον ανήλικο.

Τεχνικά και αποδεικτικά στοιχεία

• ημερομηνία και ώρα υποβολής,
• διεύθυνση IP και βασικά στοιχεία συσκευής ή προγράμματος περιήγησης, στον βαθμό που καταγράφονται από τα συστήματα,
• σελίδα, φόρμα ή καμπάνια από την οποία προήλθε το αίτημα,
• τεχνικά αρχεία ασφάλειας και καταγραφής,
• έκδοση της ενημέρωσης προσωπικών δεδομένων που ίσχυε κατά την υποβολή,
• επιλογές συγκατάθεσης, ανάκλησης ή εναντίωσης που πραγματοποιήθηκαν.

3Από πού συλλέγονται τα δεδομένα

Τα δεδομένα συλλέγονται κατά κανόνα:

• απευθείας από το πρόσωπο που συμπληρώνει τη φόρμα,
• από τον γονέα ή νόμιμο κηδεμόνα, όταν το αίτημα αφορά ανήλικο,
• από εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο οργανισμού,
• μέσω συνεργαζόμενης ιστοσελίδας ή οργανισμού, όταν αυτό αναφέρεται εμφανώς πριν από την υποβολή.

Πρόσωπο που παρέχει στοιχεία τρίτου οφείλει να έχει δικαίωμα να τα κοινοποιήσει και, όπου απαιτείται, να έχει ενημερώσει το τρίτο πρόσωπο για τη διαβίβαση και την επεξεργασία τους.

4Σκοποί και νομικές βάσεις επεξεργασίας

Έννομα συμφέροντα της εταιρείας

Όπου η επεξεργασία βασίζεται σε έννομο συμφέρον, τα συμφέροντα που επιδιώκονται περιλαμβάνουν:

• την αποτελεσματική οργάνωση και παρακολούθηση των αιτημάτων,
• τη σωστή εξυπηρέτηση και τη βελτίωση των εσωτερικών διαδικασιών,
• την αποτροπή επαναλαμβανόμενων, κακόβουλων ή αυτοματοποιημένων υποβολών,
• την ασφάλεια της πλατφόρμας και των συστημάτων,
• τη διατήρηση αναγκαίων αποδεικτικών στοιχείων.

Η εταιρεία λαμβάνει υπόψη τη φύση των δεδομένων, τις εύλογες προσδοκίες των ενδιαφερομένων και τον πιθανό αντίκτυπο της επεξεργασίας στα δικαιώματα και τις ελευθερίες τους.

5Υποχρεωτικά και προαιρετικά πεδία

Τα υποχρεωτικά πεδία της φόρμας επισημαίνονται με αστερίσκο (*). Η παροχή τους είναι αναγκαία για να μπορέσει η JoinClass να ταυτοποιήσει το αίτημα, να επικοινωνήσει με τον ενδιαφερόμενο και να δώσει σχετική απάντηση.

Εάν δεν συμπληρωθούν τα υποχρεωτικά πεδία, ενδέχεται να μην είναι δυνατή η υποβολή ή η επεξεργασία του αιτήματος.

6Επικοινωνία για το αίτημα και προωθητικές επικοινωνίες

Η επικοινωνία που πραγματοποιείται αποκλειστικά για να απαντηθεί η συγκεκριμένη εκδήλωση ενδιαφέροντος δεν αποτελεί εγγραφή σε διαφημιστική λίστα.

Χωρίς χωριστή συγκατάθεση, τα στοιχεία της φόρμας δεν χρησιμοποιούνται για:

• γενικά newsletters,
• άσχετες εμπορικές προσφορές,
• ενημερώσεις για μελλοντικά προγράμματα που δεν συνδέονται με το αρχικό αίτημα,
• διαφημιστικά μηνύματα μέσω email, SMS, Viber, WhatsApp ή άλλου ηλεκτρονικού καναλιού.

Όταν έχει δοθεί συγκατάθεση, μπορεί να ανακληθεί οποτεδήποτε μέσω του συνδέσμου διαγραφής που περιλαμβάνεται σε σχετικό email, με απάντηση σε μήνυμα όπου αυτό υποστηρίζεται ή με επικοινωνία στο office@joinclass.gr.

Η ανάκληση δεν επηρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν από αυτή.

7Αυτοματοποιημένες προτάσεις και αντιστοίχιση

Η JoinClass μπορεί να χρησιμοποιεί τις πληροφορίες που δηλώνονται στη φόρμα για να:

• ταξινομεί το αίτημα,
• προτείνει κατάλληλο πρόγραμμα, υπηρεσία, ομάδα ή εκπαιδευτικό,
• κατευθύνει το αίτημα στον αρμόδιο συνεργάτη ή οργανισμό.

Η διαδικασία αυτή έχει υποστηρικτικό χαρακτήρα και δεν οδηγεί σε απόφαση που βασίζεται αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία και παράγει έννομα αποτελέσματα ή επηρεάζει αντίστοιχα σημαντικά τον ενδιαφερόμενο. Όπου απαιτείται, η τελική πρόταση ή απόφαση ελέγχεται από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο.

8Ποιοι έχουν πρόσβαση στα δεδομένα

Πρόσβαση μπορεί να έχουν, μόνο στον βαθμό που είναι αναγκαίο για τον ρόλο τους:

• εξουσιοδοτημένοι εργαζόμενοι και συνεργάτες της εταιρείας,
• προσωπικό εξυπηρέτησης, γραμματειακής και εκπαιδευτικής υποστήριξης,
• συνεργάτες που είναι αρμόδιοι για το συγκεκριμένο πρόγραμμα ή αίτημα,
• πάροχοι φιλοξενίας, υπολογιστικού νέφους, αντιγράφων ασφαλείας και κυβερνοασφάλειας,
• πάροχοι CRM, email, SMS, τηλεφωνίας ή άλλων εργαλείων επικοινωνίας,
• τεχνικοί συνεργάτες και πάροχοι υποστήριξης της πλατφόρμας,
• νομικοί, λογιστές και άλλοι επαγγελματικοί σύμβουλοι, όταν είναι απαραίτητο,
• δημόσιες, δικαστικές, φορολογικές ή εποπτικές αρχές, όταν υπάρχει νόμιμη υποχρέωση.

Οι εξωτερικοί πάροχοι που επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό της εταιρείας δεσμεύονται από κατάλληλους συμβατικούς όρους, υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και οδηγίες επεξεργασίας.

9Φόρμες συνεργαζόμενων εκπαιδευτικών οργανισμών

Η JoinClass μπορεί να παρέχει την τεχνική υποδομή για φόρμες που αφορούν προγράμματα συνεργαζόμενων φροντιστηρίων, εκπαιδευτικών οργανισμών, εκπαιδευτικών ή άλλων επαγγελματιών.

Στις περιπτώσεις αυτές, πριν από την υποβολή της φόρμας πρέπει να εμφανίζονται με σαφήνεια:

• η επωνυμία του οργανισμού που θα λάβει το αίτημα,
• ο ρόλος του ως Υπευθύνου Επεξεργασίας ή, κατά περίπτωση, από κοινού Υπευθύνου Επεξεργασίας,
• ο ρόλος της JoinClass,
• σύνδεσμος προς την ειδική ενημέρωση προσωπικών δεδομένων του συγκεκριμένου οργανισμού.

Όταν η JoinClass λειτουργεί αποκλειστικά ως τεχνικός πάροχος για λογαριασμό άλλου οργανισμού, ενεργεί ως Εκτελούσα την Επεξεργασία και επεξεργάζεται τα δεδομένα σύμφωνα με τις τεκμηριωμένες οδηγίες του οργανισμού. Όταν η JoinClass καθορίζει αυτοτελώς ή από κοινού τους σκοπούς και τα μέσα επεξεργασίας, ο αντίστοιχος ρόλος και η κατανομή ευθυνών γνωστοποιούνται ειδικά πριν από την υποβολή.

10Διαβίβαση δεδομένων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου

Ορισμένοι τεχνολογικοί ή επικοινωνιακοί πάροχοι μπορεί να εδρεύουν ή να παρέχουν τεχνική πρόσβαση από χώρα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου.

Σε τέτοια περίπτωση, η διαβίβαση πραγματοποιείται μόνο όταν εφαρμόζεται νόμιμος μηχανισμός του κεφαλαίου V του ΓΚΠΔ, όπως:

• απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής,
• εγκεκριμένες Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες,
• συμπληρωματικά τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, όπου απαιτούνται,
• άλλος νόμιμος μηχανισμός διαβίβασης.

Πληροφορίες για τις εγγυήσεις που εφαρμόζονται σε συγκεκριμένη διαβίβαση μπορούν να ζητηθούν στο office@joinclass.gr.

11Χρόνος διατήρησης

Τα δεδομένα διατηρούνται μόνο για όσο διάστημα είναι αναγκαίο για τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν.

Αίτημα που δεν οδήγησε σε εγγραφή ή συνεργασία

Τα δεδομένα διατηρούνται κατά κανόνα για έως δώδεκα (12) μήνες από την τελευταία ουσιαστική επικοινωνία με τον ενδιαφερόμενο και στη συνέχεια διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται.

Μεγαλύτερη διατήρηση μπορεί να γίνει μόνο όταν:

• το αίτημα παραμένει ανοικτό ή έχει ζητηθεί η συνέχιση της επικοινωνίας,
• υπάρχει νομική υποχρέωση,
• τα δεδομένα είναι αναγκαία για την υποστήριξη νομικής αξίωσης,
• έχει δοθεί χωριστή συγκατάθεση για ενημερωτική ή προωθητική επικοινωνία.

Αίτημα που οδήγησε σε εγγραφή ή συνεργασία

Τα αναγκαία δεδομένα ενσωματώνονται στον αντίστοιχο φάκελο μαθητή, πελάτη, εκπαιδευτικού ή συνεργάτη και εφαρμόζονται οι χρόνοι διατήρησης της σχετικής ειδικής ενημέρωσης.

Προωθητική επικοινωνία

Τα στοιχεία που χρησιμοποιούνται βάσει συγκατάθεσης διατηρούνται μέχρι την ανάκλησή της, την εναντίωση ή τη διαγραφή από τη σχετική λίστα. Η εγκυρότητα και η αναγκαιότητα της διατήρησης επανεξετάζονται περιοδικά.

Αποδεικτικά συγκατάθεσης ή εναντίωσης

Μπορεί να διατηρείται περιορισμένο αποδεικτικό της συγκατάθεσης, της ανάκλησης ή της εναντίωσης για την απόδειξη συμμόρφωσης, την αποφυγή νέας ανεπιθύμητης επικοινωνίας και την υποστήριξη ενδεχόμενης νομικής αξίωσης.

Τεχνικά αρχεία και αντίγραφα ασφαλείας

Τα τεχνικά αρχεία ασφάλειας διατηρούνται κατά κανόνα έως δώδεκα μήνες, εκτός εάν απαιτείται μεγαλύτερο διάστημα για τη διερεύνηση περιστατικού. Δεδομένα που περιλαμβάνονται σε αντίγραφα ασφαλείας μπορεί να παραμείνουν μέχρι την ασφαλή αντικατάσταση ή διαγραφή του σχετικού αντιγράφου, χωρίς να χρησιμοποιούνται για διαφορετικό σκοπό.

12Ασφάλεια προσωπικών δεδομένων

Η εταιρεία εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, ανάλογα με τη φύση της επεξεργασίας και τον σχετικό κίνδυνο. Τα μέτρα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• περιορισμό πρόσβασης στα απολύτως αναγκαία πρόσωπα,
• έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων και ατομικούς λογαριασμούς χρηστών,
• ασφαλή και κρυπτογραφημένη μετάδοση δεδομένων,
• τακτική ενημέρωση και συντήρηση λογισμικού και συστημάτων,
• δημιουργία και προστασία αντιγράφων ασφαλείας,
• υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας για εργαζομένους και συνεργάτες,
• διαδικασίες ασφαλούς διαγραφής και αντιμετώπισης περιστατικών παραβίασης.

Κανένα σύστημα δεν μπορεί να θεωρηθεί απολύτως απαλλαγμένο από κίνδυνο. Η εταιρεία επανεξετάζει τα μέτρα της και τα προσαρμόζει όταν μεταβάλλονται η τεχνολογία, οι απειλές ή οι δραστηριότητες επεξεργασίας.

13Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων

Ανάλογα με τη νομική βάση και τις περιστάσεις της επεξεργασίας, κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να ασκήσει τα ακόλουθα δικαιώματα:

Τα δικαιώματα δεν είναι απόλυτα και μπορεί να υπόκεινται σε περιορισμούς ή εξαιρέσεις που προβλέπονται από τον ΓΚΠΔ και την εφαρμοστέα νομοθεσία.

14Πώς ασκούνται τα δικαιώματα

Για την άσκηση δικαιώματος ή την υποβολή ερωτήματος σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, μπορείτε να επικοινωνείτε με την εταιρεία:

Η εταιρεία μπορεί να ζητήσει μόνο τις πρόσθετες πληροφορίες που είναι αναγκαίες για την επιβεβαίωση της ταυτότητας του αιτούντος. Τα αιτήματα εξετάζονται χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και εντός των προθεσμιών που προβλέπει ο ΓΚΠΔ.

15Δικαίωμα καταγγελίας

Όποιος θεωρεί ότι η επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων παραβιάζει την εφαρμοστέα νομοθεσία έχει δικαίωμα να υποβάλει καταγγελία στην:

16Προσωπικά δεδομένα ανηλίκων

Όταν η εκδήλωση ενδιαφέροντος αφορά ανήλικο, η φόρμα πρέπει κατά κανόνα να συμπληρώνεται από τον γονέα ή νόμιμο κηδεμόνα ή να περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας του.

Η εταιρεία συλλέγει μόνο τις πληροφορίες που είναι αναγκαίες για:

• την αναγνώριση του εκπαιδευτικού ενδιαφέροντος,
• την πρόταση κατάλληλου προγράμματος ή υπηρεσίας,
• την επικοινωνία με τον γονέα ή νόμιμο κηδεμόνα.

Τα στοιχεία ανηλίκου δεν χρησιμοποιούνται για ανεξάρτητη προωθητική επικοινωνία χωρίς κατάλληλη νομική βάση και την απαιτούμενη ενημέρωση.

17Cookies και τεχνολογίες παρακολούθησης

Η χρήση cookies, εργαλείων ανάλυσης, διαφημιστικών pixels ή παρόμοιων τεχνολογιών ρυθμίζεται από χωριστή Πολιτική Cookies και από τις επιλογές που πραγματοποιεί ο χρήστης στον μηχανισμό διαχείρισης συγκατάθεσης.

Τα απολύτως αναγκαία cookies μπορούν να χρησιμοποιούνται για την ασφάλεια και τη βασική λειτουργία της φόρμας. Προαιρετικά cookies ανάλυσης ή διαφήμισης ενεργοποιούνται μόνο σύμφωνα με την εφαρμοστέα νομοθεσία και τις επιλογές του χρήστη.

18Τροποποιήσεις της ενημέρωσης

Η παρούσα ενημέρωση μπορεί να τροποποιείται όταν μεταβάλλονται:

• η λειτουργία της φόρμας ή της πλατφόρμας,
• οι κατηγορίες δεδομένων ή οι σκοποί επεξεργασίας,
• οι συνεργαζόμενοι πάροχοι ή οργανισμοί,
• το εφαρμοζόμενο νομικό ή κανονιστικό πλαίσιο.

Η εκάστοτε ισχύουσα έκδοση θα αναρτάται στην παρούσα σελίδα με εμφανή ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης. Σε περίπτωση ουσιώδους αλλαγής, θα παρέχεται κατάλληλη ενημέρωση πριν από την εφαρμογή της νέας επεξεργασίας, όπου αυτό απαιτείται.

Η παρούσα ενημέρωση έχει συνταχθεί με βάση τις αρχές διαφάνειας και ενημέρωσης του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων και αφορά ειδικά τις φόρμες εκδήλωσης ενδιαφέροντος της JoinClass.